Como criar um formulário de registro no Excel

Registrar vendas, entradas de estoque ou atendimentos digitando célula por célula é lento e abre espaço para erros: um valor na coluna errada, uma data em formato diferente, uma linha pulada. O Excel tem um recurso pouco conhecido que resolve isso sem nenhuma programação: o Formulário. Ele mostra uma janela com um campo para cada coluna da sua base, para cadastrar, consultar e navegar pelos registros.

Neste guia você vai formatar a base como tabela, adicionar o botão Formulário à barra de acesso rápido e usá-lo para incluir e pesquisar registros.

Caso prefira aprender por vídeo, veja o vídeo abaixo:

O que você vai aprender

• Por que usar formulário em bases de registro;
• Como preparar a base com Formatar como Tabela;
• Como adicionar o comando Formulário;
• Como incluir, navegar e pesquisar registros;
• Limites do recurso e alternativas.

A planilha da aula está disponível para download logo abaixo do vídeo.

A base do exemplo

Um registro de vendas com cinco colunas: Cliente, Produto comprado, Código da compra, Valor da compra e Data da compra. A cada venda, uma linha nova. Feito à mão, o registro exige Tab de célula em célula, atenção ao formato de cada campo e cuidado para não sair da tabela. Para quem não domina Excel, o risco de erro é grande.

Passo 1: formatar a base como tabela

O formulário funciona melhor quando o Excel sabe exatamente onde está a base:

1. Selecione as colunas da base (de A até E);
2. Na Página Inicial, clique em Formatar como Tabela e escolha um estilo;
3. Confirme o intervalo e marque Minha tabela tem cabeçalhos;
4. Clique em OK.

De quebra, a tabela ganha filtros nos cabeçalhos, mantém os títulos visíveis ao rolar e cresce automaticamente a cada registro novo.

Passo 2: adicionar o botão Formulário

O comando não aparece em nenhuma guia; é preciso colocá-lo na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido (a faixa pequena acima ou abaixo da faixa de opções):

1. Clique na setinha da Barra de Ferramentas de Acesso Rápido e escolha Mais Comandos;
2. Em Escolher comandos em, troque de "Comandos Mais Usados" para Todos os Comandos;
3. Role até a letra F e selecione Formulário;
4. Clique em Adicionar e depois em OK.

Um ícone de formulário aparece na barra. Se a Barra de Ferramentas de Acesso Rápido estiver oculta, clique com o botão direito na faixa de opções e escolha Mostrar Barra de Ferramentas de Acesso Rápido.

Passo 3: usar o formulário

Clique em qualquer célula da tabela e no ícone Formulário. Abre uma janela com um campo para cada coluna e, no canto, a posição atual ("1 de 48").

Navegar pelos registros

Use Localizar Próxima e Localizar Anterior (ou a barra de rolagem da janela) para percorrer os registros um a um. No exemplo, o registro 1 é a Larissa Neves, que comprou um celular; o 2 é o Enrico Carnaval, com um notebook.

Incluir um registro

1. Clique em Novo;
2. Preencha os campos, usando Tab para passar ao próximo (Cliente: Caio Paixão; Produto: Celular; Código: CDV00049; Valor: 8000; Data: a data da venda);
3. Clique em Novo de novo (ou Enter) para gravar e abrir um registro em branco;
4. Clique em Fechar ao terminar.

O registro entra no fim da tabela. Se a linha nova não herdar algum formato (moeda, centralizado), formate a coluna inteira uma vez: selecione a coluna da tabela e aplique o formato de Moeda ou o alinhamento, e os próximos registros já entram certos. O Pincel de Formatação também ajuda a copiar o formato de uma célula para outra.

Pesquisar com Critérios

1. Clique em Critérios;
2. Preencha o campo pelo qual quer filtrar (Produto comprado: Celular) e dê Enter;
3. Use Localizar Próxima e Localizar Anterior para ver só os registros que atendem ao critério.

No exemplo, aparecem em sequência a Maria Júlia Ferreira (registro 17), a Bianca Nantes (18), a Louise (25)… todas que compraram celular. Em Critérios, Limpar remove o filtro.

Também dá para usar operadores nos critérios, como >5000 no campo Valor para achar compras acima de R$ 5 mil.

Editar e excluir

Navegue até o registro, altere os campos e pressione Enter para gravar, ou clique em Restaurar para desfazer antes de gravar. O botão Excluir apaga o registro da tabela (com confirmação).

Limites do formulário

• Até 32 campos (colunas);
• Colunas com fórmula aparecem como texto, sem edição, e são calculadas automaticamente;
• Não é possível criar listas suspensas dentro do formulário. Para isso, use Validação de Dados na própria tabela;
• O recurso não existe no Excel para a Web nem no Mac em algumas versões.

Alternativas

• Microsoft Forms: para que outras pessoas preencham pelo celular, com as respostas indo para uma planilha;
• Validação de Dados: listas suspensas e regras de preenchimento direto nas células;
• Formulários com VBA (UserForm): quando é preciso layout próprio, botões e validações complexas.

Perguntas frequentes

Onde fica o formulário no Excel?

Ele não aparece nas guias. Adicione em Barra de Ferramentas de Acesso Rápido > Mais Comandos > Todos os Comandos > Formulário.

Preciso de VBA para criar um formulário de cadastro?

Não. O comando Formulário é nativo e não usa macros.

Como pesquisar registros no formulário?

Clique em Critérios, preencha o campo desejado e use Localizar Próxima.

O registro novo não ficou formatado. Por quê?

Formate a coluna inteira da tabela; os próximos registros herdam o formato.

Conclusão

Formate a base como tabela, adicione o comando Formulário e pronto: cadastrar, consultar e corrigir registros vira preencher campos numa janela, com menos erros. Baixe a planilha da aula e registre algumas vendas. Para organizar ainda melhor suas bases, veja como organizar uma planilha no Excel.

Bons estudos e até o próximo conteúdo! 🚀