Tudo que você precisa saber sobre formatação condicional

Num relatório com dezenas de lojas, quais bateram a meta de faturamento? Com a formatação condicional, o Excel responde com cores: verde para quem passou de R$ 150 mil, vermelho para quem ficou abaixo. E a cor se atualiza sozinha quando o número muda. Neste guia você vai aplicar regras simples numa coluna, personalizar o formato, limpar regras e, o mais pedido, colorir a linha inteira com base no valor de uma célula.

Caso prefira aprender por vídeo, veja o vídeo abaixo:

O que você vai aprender

• Regras de realce: maior que, menor que;
• Formato personalizado (número, fonte, borda, preenchimento);
• Como limpar regras;
• Como formatar a linha inteira com uma fórmula;
• O papel do cifrão ($) na regra e como replicar para todas as linhas.

A base

Uma lista de lojas com estado, cidade, endereço e faturamento (coluna D). A meta é R$ 150.000.

Parte 1: colorir a célula do faturamento

Selecione os valores

Clique no primeiro faturamento (D2) e pressione Ctrl + Shift + seta para baixo para selecionar até o último.

Maior que a meta: verde

1. Vá em Página Inicial > Formatação Condicional > Realçar Regras das Células > É Maior do que;
2. Digite o limite. Como a regra é "maior que" e você quer incluir os 150 mil, use 149999,99 (ou use a regra "Entre", ou uma fórmula com >=, como na Parte 2);
3. Na lista de formatos, escolha Formato Personalizado.

O Excel já sugere um valor (a média da seleção) e uma cor padrão. Ignore e defina o seu.

O formato personalizado

A janela tem quatro abas:

• Número: formato do valor (moeda, percentual, data…), só quando a regra é atendida;
• Fonte: negrito, itálico, sublinhado, cor do texto;
• Borda: contorno da célula;
• Preenchimento: cor de fundo, com Mais Cores e Efeitos de Preenchimento (gradientes).

Escolha o verde em Preenchimento e dê OK duas vezes.

Menor que a meta: vermelho

Com a mesma seleção: Realçar Regras das Células > É Menor do que, valor 150000, Formato Personalizado com preenchimento vermelho.

Teste: mude um faturamento para 130.000 e a célula fica vermelha na hora.

Limpando regras

Em Formatação Condicional > Limpar Regras:

• Limpar Regras das Células Selecionadas: remove só do intervalo selecionado;
• Limpar Regras da Planilha Inteira: remove todas as regras da aba.

Para remover ou editar uma regra específica, use Gerenciar Regras.

Parte 2: colorir a linha inteira

Agora, a loja inteira (estado, cidade, endereço e faturamento) deve ficar verde ou vermelha conforme o faturamento. Para isso, use uma regra com fórmula.

1. Limpe as regras anteriores;
2. Selecione a linha da primeira loja (A2 até D2);
3. Vá em Formatação Condicional > Nova Regra;
4. Escolha Usar uma fórmula para determinar quais células devem ser formatadas;
5. Digite = e clique em D2. O Excel escreve =$D$2. Complete:

=$D$2>=150000

6. Clique em Formatar, escolha o verde em Preenchimento e dê OK duas vezes;
7. Repita com uma nova regra, =$D$2<150000, em vermelho.

A linha inteira da primeira loja fica colorida conforme o faturamento.

O detalhe do cifrão

Ao clicar na célula, o Excel travou linha e coluna: $D$2. Se você replicar a regra para as outras linhas assim, todas vão olhar para D2, e não para o faturamento de cada loja.

A correção: trave só a coluna, deixando a linha livre:

=$D2>=150000

• $D: em qualquer coluna da linha (A, B, C ou D), a regra olha para a coluna D;
• 2 (sem cifrão): ao descer, vira 3, 4, 5… cada linha olha para o próprio faturamento.

Para ajustar: Formatação Condicional > Gerenciar Regras, duplo clique em cada regra e apague o cifrão antes do 2. Cuidado: dentro dessa caixa, as setas do teclado mudam a referência; use o mouse para posicionar o cursor.

Replicando para todas as lojas

Com a linha 2 selecionada, clique no Pincel de Formatação e selecione as demais linhas (ou, com o pincel ativo, clique em A3 e pressione Ctrl + Shift + seta para baixo). Todas as lojas ganham a regra, cada uma olhando para o seu faturamento.

Atalho: em vez de criar a regra só na linha 2 e replicar, você pode selecionar a tabela toda (A2:D50) antes de criar a regra, já usando =$D2>=150000. O efeito é o mesmo.

Teste: mude o faturamento de uma loja do meio da lista de 194 mil para 125 mil. A linha inteira fica vermelha.

Outras regras prontas

Regra	Uso
Regras de Primeiros/Últimos	Top 10, abaixo da média (veja destacar maiores e menores valores)
Barras de Dados	Barrinhas proporcionais dentro da célula
Escalas de Cor	Gradiente do vermelho ao verde (mapa de calor)
Conjuntos de Ícones	Setas, semáforos, estrelas
Valores Duplicados	Destacar repetições
Texto que Contém	Destacar células com uma palavra

Boas práticas

• Meta numa célula: em vez de 150000 fixo, use =$D2>=$G$1, com a meta em G1. Mudou a meta, mudam as cores;
• Poucas cores, com significado;
• Confira a ordem das regras em Gerenciar Regras, quando elas se sobrepõem.

Perguntas frequentes

Como pintar a linha inteira de acordo com o valor de uma célula?

Use Nova Regra > Usar uma fórmula, com a coluna travada e a linha livre, como =$D2>=150000.

Por que a formatação ficou igual em todas as linhas?

A fórmula estava com $D$2. Tire o cifrão da linha.

Como remover a formatação condicional?

Formatação Condicional > Limpar Regras.

Como editar uma regra?

Formatação Condicional > Gerenciar Regras, duplo clique na regra.

Conclusão

As regras de realce colorem células em segundos; com uma fórmula e o cifrão só na coluna, a linha inteira acompanha o valor. Teste com a sua base, coloque a meta numa célula e deixe o Excel apontar quem está acima ou abaixo. Para combinar com outras condições, veja a função SE.

Bons estudos e até o próximo conteúdo! 🚀