Como fazer validação de dados

Numa coluna "Tipo de venda", uma pessoa digita "Loja física", outra "loja fisica", outra "Loja", outra "Físico". Na hora de filtrar ou montar uma tabela dinâmica, viram quatro categorias diferentes para a mesma coisa. A validação de dados resolve na origem: você define as opções permitidas, a célula ganha uma lista suspensa, e o Excel recusa qualquer valor fora dela.

Neste guia você vai aplicar a validação numa coluna inteira com atalhos de teclado, criar a lista digitando as opções ou buscando de outra aba, e remover a validação quando precisar.

Caso prefira aprender por vídeo, veja o vídeo abaixo:

O que você vai aprender

• Como selecionar rapidamente a área a validar;
• Como criar a lista digitando as opções;
• Como criar a lista a partir de células de outra aba;
• Como remover a validação;
• Mensagens personalizadas e outros tipos de validação.

A base do exemplo

Uma base de vendas com cerca de 2.000 linhas: código da venda, peça, valor, região, estado e tipo de venda, a coluna F, que está vazia e será preenchida pelos usuários. As opções válidas são três: Loja física, Internet e Vendedor.

Passo 1: selecionar a área sem rolar até o fim

Rolar 2.000 linhas com o mouse é perda de tempo. Com o teclado:

1. Clique no título da coluna ao lado, que está preenchida (E1);
2. Ctrl + seta para baixo: vai para a última linha com dados (E2000);
3. Seta para a direita: vai para F2000;
4. Ctrl + Shift + seta para cima: seleciona de F2000 até F1;
5. Shift + seta para baixo: tira o título da seleção, ficando de F2 a F2000.

Com a base formatada como tabela, é ainda mais simples: clique na coluna da tabela e a validação acompanha as linhas novas automaticamente.

Passo 2: lista digitada

1. Vá em Dados > Validação de Dados (ícone com um "certo" e um sinal de proibido);
2. Em Permitir, escolha Lista;
3. Em Fonte, digite as opções separadas por ponto e vírgula: Loja física;Internet;Vendedor;
4. Clique em OK.

Pressione Ctrl + Home para voltar ao início e clique em F2: aparece uma setinha com as três opções. Tente digitar "Site": o Excel mostra um aviso e não aceita o valor.

Passo 3: lista a partir de células (recomendado)

Digitar as opções na fonte funciona para listas curtas e fixas. Para listas maiores ou que mudam, guarde as opções em células:

1. Crie uma aba de apoio (no vídeo, chamada Dados) e escreva as opções uma embaixo da outra (A1:A3);
2. Volte à base, selecione a área da coluna F como no Passo 1;
3. Em Validação de Dados, escolha Lista;
4. Clique no campo Fonte, vá até a aba Dados e selecione as três células. A fonte fica =Dados!$A$1:$A$3;
5. Clique em OK.

A lista suspensa volta, agora vinculada às células. Para incluir uma opção nova, basta escrevê-la na aba de apoio, desde que dentro do intervalo da fonte.

Lista que cresce sozinha

Formate as opções da aba de apoio como tabela (Ctrl + Alt + T). Depois, nomeie o intervalo da coluna (Fórmulas > Definir Nome, por exemplo TiposVenda) e use =TiposVenda na fonte. Ao acrescentar uma opção na tabela, a lista suspensa já a inclui. No Microsoft 365, também funciona apontar para um intervalo com resultado de fórmula, como =ÚNICO(…), usando o operador de despejo: =Dados!$C$1#.

Removendo a validação

Selecione as células, abra Validação de Dados e, em Permitir, escolha Qualquer valor (ou clique em Limpar Tudo). A setinha some e qualquer texto passa a ser aceito.

Mensagens personalizadas

Na mesma janela, há duas abas úteis:

• Mensagem de Entrada: um balão que aparece ao selecionar a célula, como "Escolha o canal da venda na lista";
• Alerta de Erro: o texto do aviso quando alguém digita algo inválido. Em Estilo, Parar bloqueia; Aviso e Informações só alertam e deixam continuar.

Outros tipos de validação

Permitir	Exemplo de uso
Número inteiro	Quantidade entre 1 e 100
Decimal	Desconto entre 0% e 30%
Data	Datas a partir de hoje (=HOJE())
Comprimento do texto	CPF com exatamente 11 dígitos
Personalizado	Fórmula livre, como impedir duplicados: =CONT.SE($A:$A;A2)=1

Limitações

• Colar valores por cima de células validadas pode burlar a regra. Use Dados > Validação de Dados > Circular Dados Inválidos para encontrar o que passou;
• A validação não corrige o que já estava digitado antes de ser aplicada; o Circular Dados Inválidos também ajuda aqui.

Perguntas frequentes

Como criar uma lista suspensa no Excel?

Dados > Validação de Dados > Permitir: Lista, e informe as opções ou o intervalo com elas.

Como fazer a lista vir de outra aba?

Na fonte, clique no campo e selecione as células na outra aba.

Como remover a lista suspensa?

Validação de Dados > Limpar Tudo, ou Permitir: Qualquer valor.

Como atualizar a lista automaticamente?

Guarde as opções numa tabela e use um nome definido como fonte.

Conclusão

Validação de dados com lista suspensa garante que todos escrevam igual, e a base fica pronta para filtros, tabelas dinâmicas e dashboards. Prefira a lista vinda de células e use as mensagens de entrada e de erro para orientar quem preenche. Para registrar dados com ainda mais conforto, veja como criar um formulário de registro no Excel.

Bons estudos e até o próximo conteúdo! 🚀