Nós arriscamos dizer que em uma apresentação direta e objetiva, a ferramenta estrutura de tópico vai ajudar demais a sua vida. Depois desse artigo, você nunca mais vai precisar ocultar e reexibir linhas durante alguma apresentação novamente, um simples botão vai te salvar. Se preferir o conteúdo em vídeo, você pode ver tudo nesse aqui embaixo:
O que é a ferramenta de estrutura de tópicos?
Conhecida também como agrupamento de linhas e colunas, a estrutura de tópicos é uma ferramenta diferente de ocultar e reexibir células dentro do Excel, já que é um novo jeito de explanar informações. Dessa forma, você pode tornar a sua apresentação mais objetiva e deixar sua planilha mais leve!
Vamos imaginar que você tenha que ocultar alguns dados na sua planilha e que, na hora de apresentar para os demais, você terá que mostrá-los. O trabalho de exibir e ocultar repetidamente as diversas informações é imenso. Enquanto você faz isso, há pessoas olhando a sua apresentação, incluindo supervisores e superiores. Para evitar uma perda de tempo e diminuição dos erros, essa ferramenta fará tudo isso com apenas 1 botão.
Vamos lá! Na nossa planilha contém informações de um balanço de receitas e despesas de julho/2022. Na apresentação nós vamos “ocultar” os dados da coluna de VARIAÇÃO e a PORCENTAGEM DE VARIAÇÃO, além das linhas de RECEITAS E DESPESAS dos dois cenários. Dessa forma, quando você for apresentar os detalhes, basta apertar no botão (que criaremos agora) para explanar somente uma informação por vez, afim de debater sobre sem que as demais informações atrapalhem.
– Primeiro passo:
Vamos selecionar as linhas 6 e 7, que vão pegar as informações da receita, e iremos no menu DADOS. No canto direito nós temos a opção ESTRUTURA DE TÓPICOS, como mostra a imagem abaixo:
Podemos notar que agora existe um botão de “-“(menos) ao lado esquerdo da nossa planilha, como se estivesse selecionando os dados da receita. Beleza. Agora iremos fazer o mesmo processo para as linhas da despesas, e nossa planilha irá ficar assim:
Vamos fazer isso para nossas colunas. Os dados que usaremos para a estrutura de tópicos são as variações e as variações em porcentagem, tanto do YTD (Year to Date) quanto do STA (). Para isso, selecionamos as colunas D e E, e seguimos o mesmo processo das linhas: menu DADOS, ESTRUTURA DE TÓPICOS e AGRUPAR, mas agora para as colunas I e J. Assim ficará nossa planilha no primeiro momento:
Pronto! Agora podemos clicar nos botões de “-“(menos) para “enxugar” nossa apresentação, e quando for falar das receitas, é só clicar no primeiro botão na linha 8. Com isso, somente aquelas informações irão aparecer, evitando que os demais dados da sua apresentação apareçam e poupando perguntas sobre o que não está em foco.
Para desfazer a estrutura, abra as informações, selecione as linhas que estão dentro da estrutura e vá no menu DADOS. Ao lado temos DESAGRUPAR, onde vamos clicar. Ao fazer isso nas demais, a nossa planilha voltará ao estágio inicial.
Resumo do nosso aprendizado:
Viu como a estrutura de agrupamento de linhas e colunas funciona!? Agora suas apresentações vão ficar muito mais interativas e visuais, além de evitar erros e perguntas fora de hora!
Esperamos que tenha feito sentido!
Um abraço!
Equipe Atuar
