Agrupamento de linhas e agrupamento de colunas | ESTRUTURA DE TÓPICO

Numa apresentação de resultados para a diretoria, você quer falar primeiro das receitas e só depois das despesas. Mas a planilha mostra tudo ao mesmo tempo, e alguém já pergunta sobre um número que você nem chegou a explicar. Ocultar e reexibir linhas na frente de todo mundo é lento e arriscado. A Estrutura de Tópicos resolve: você agrupa linhas e colunas e passa a abrir e fechar cada bloco com um clique no + e no −.

Neste guia você vai agrupar linhas e colunas de um balanço, usar os níveis de exibição e desfazer a estrutura corretamente.

Caso prefira aprender por vídeo, veja o vídeo abaixo:

O que você vai aprender

• Por que agrupar é melhor que ocultar;
• Como agrupar linhas e colunas;
• Os botões + e − e os níveis 1, 2, 3;
• Atalhos de teclado;
• Como desagrupar sem deixar nada escondido.

O exemplo

Uma planilha de balanço com dois blocos: o acumulado do ano até o mês atual e o resultado só do mês. Em cada bloco, as receitas totais com suas linhas de detalhe, as despesas totais com as delas, e colunas de variação e percentual. Na apresentação, a ideia é mostrar um tema por vez.

Por que não simplesmente ocultar?

Dá para selecionar as linhas, clicar com o botão direito e Ocultar. Mas, na hora de mostrar, é preciso selecionar as linhas vizinhas, clicar com o botão direito e Reexibir, repetir para cada bloco… Na frente da diretoria, isso consome tempo e passa insegurança. Com o agrupamento, cada bloco ganha um botão próprio.

Agrupando linhas

1. Selecione as linhas de detalhe das receitas (clicando nos números das linhas), sem incluir a linha do total;
2. Vá em Dados > Estrutura de Tópicos > Agrupar;
3. Repita para as linhas de detalhe das despesas.

À esquerda dos números das linhas aparece uma barra com um botão − para cada grupo.

Atalho: selecione as linhas e pressione Alt + Shift + seta para a direita.

Agrupando colunas

O mesmo vale para colunas. Selecione as colunas de variação e percentual do primeiro bloco (no vídeo, D e E) e use Dados > Estrutura de Tópicos > Agrupar. Faça o mesmo no bloco do mês. Os botões aparecem acima das letras das colunas.

Usando na apresentação

• Clique em − para recolher um grupo e em + para expandir;
• Comece com tudo recolhido: só os totais aparecem;
• Ao falar das receitas, expanda o grupo das receitas; depois, as colunas de variação; depois, o bloco do mês;
• Ao passar para as despesas, recolha as receitas e expanda as despesas.

Cada tema aparece no momento certo, e a atenção da plateia fica no que você está explicando.

Os níveis

No canto da barra de agrupamento aparecem os números 1, 2 (e mais, se houver grupos dentro de grupos). Clicar em 1 recolhe tudo, mostrando só o nível mais resumido; clicar no maior número expande tudo. É o jeito mais rápido de alternar entre visão resumida e detalhada.

Grupos dentro de grupos

Dá para criar níveis: agrupe os detalhes de cada categoria de despesa e, depois, agrupe todas as despesas num grupo maior. A barra mostra os níveis aninhados.

Desagrupando corretamente

Expanda tudo antes de desagrupar. Se você remover a estrutura com grupos recolhidos, as linhas e colunas ficam ocultas e você terá o trabalho extra de reexibi-las.

1. Clique no maior número de nível (ou no + de cada grupo) para mostrar tudo;
2. Selecione a planilha inteira (clique no canto entre o "1" e o "A", ou Ctrl + T duas vezes);
3. Vá em Dados > Estrutura de Tópicos > Desagrupar, escolha Linhas e dê OK;
4. Repita escolhendo Colunas.

Para remover tudo de uma vez, use Dados > Desagrupar > Limpar Estrutura de Tópicos. Atalho para desagrupar a seleção: Alt + Shift + seta para a esquerda.

Outros usos

• Relatórios mensais: agrupe as colunas de cada mês e mostre só os totais trimestrais;
• Planilhas de orçamento: categorias com subitens recolhíveis;
• Bases com colunas auxiliares: agrupe as colunas de cálculo para escondê-las sem perder o acesso;
• Subtotais automáticos: o comando Dados > Subtotal cria totais por categoria e já monta a estrutura de tópicos.

Perguntas frequentes

Como agrupar linhas no Excel?

Selecione as linhas e use Dados > Estrutura de Tópicos > Agrupar, ou Alt + Shift + seta para a direita.

Qual a diferença entre agrupar e ocultar?

Agrupar cria botões + e − para mostrar e esconder com um clique; ocultar exige reexibir manualmente.

Desagrupei e as linhas sumiram. E agora?

Elas ficaram ocultas. Selecione as linhas vizinhas, clique com o botão direito e escolha Reexibir.

Os botões de agrupamento não aparecem. Por quê?

Verifique em Arquivo > Opções > Avançado se "Mostrar símbolos de estrutura de tópicos" está marcado.

Conclusão

Com a Estrutura de Tópicos, cada bloco da planilha ganha um botão para abrir e fechar, e suas apresentações ficam fluidas e focadas. Agrupe com Dados > Agrupar, use os níveis para alternar entre resumo e detalhe, e expanda tudo antes de desagrupar. Se as linhas ainda assim ficarem escondidas, veja como reexibir linhas ocultas.

Bons estudos e até o próximo conteúdo! 🚀