O Atalho do Excel que triplica sua produtividade
Excel · 5 min de leitura
Separar o primeiro nome de uma lista de nomes completos. Tirar a sigla do estado de um endereço. Extrair o código do produto de uma descrição. Normalmente, isso exigiria fórmulas de texto (ESQUERDA, LOCALIZAR, EXT.TEXTO…) ou muito trabalho manual. Com o Ctrl + E, o Preenchimento Relâmpago, você digita um ou dois exemplos e o Excel entende o padrão e completa o resto da coluna.
Neste guia você vai usar o Ctrl + E para extrair nomes, estados e códigos, e conhecer seus limites.
Caso prefira aprender por vídeo, veja o vídeo abaixo:
O que você vai aprender
- Como o Preenchimento Relâmpago funciona;
- Extrair o primeiro nome;
- Extrair a sigla do estado de um endereço;
- Outros usos: juntar, formatar, reorganizar;
- Quando usar fórmulas em vez do Ctrl + E.
A planilha da aula está disponível para download logo abaixo do vídeo.
A base do exemplo
Uma base fictícia de compras com nome completo, endereço completo (rua, número, bairro, cidade e estado) e curso comprado (com nome e código, como "Excel Fundamentos – EXC01"). Cada coluna tem várias informações juntas, e a análise precisa delas separadas.
Exemplo 1: o primeiro nome
- Clique com o botão direito na letra da coluna ao lado dos nomes e escolha Inserir, criando uma coluna nova. Dê o título "Nome";
- Na primeira linha, digite o primeiro nome da pessoa: Maria (de Maria Aparecida Souza Lima);
- Na segunda, João (de João Pedro Carvalho Nunes);
- Na terceira linha, pressione Ctrl + E.
A coluna inteira se preenche: Ana, Carlos, Fernanda, Ricardo, Juliana, Bruno, Camila… Um exemplo às vezes basta; dois ou três deixam o padrão mais claro para o Excel.
Às vezes o Excel já sugere o preenchimento em cinza enquanto você digita o segundo exemplo; basta dar Enter para aceitar. Se a sugestão não aparecer, o Ctrl + E força.
Exemplo 2: a sigla do estado
Insira uma coluna "UF" ao lado dos endereços. Para "Rua das Flores, 123, Copacabana, Rio de Janeiro - RJ", digite RJ; nas linhas seguintes, MG e SP. Na próxima, Ctrl + E: cada endereço ganha sua sigla. Com ela, dá para contar vendas por estado com uma tabela dinâmica.
Exercício: o código do curso
Na planilha da aula, insira uma coluna ao lado de "Curso comprado" e extraia só os códigos (EXC01, PBI02, VBA03…). Com eles, você analisa quantas vendas houve por produto.
Outros usos do Ctrl + E
| Você tem | Digita como exemplo | O Ctrl + E faz |
|---|---|---|
| Nome e sobrenome em colunas separadas | Maria Lima | Junta os dois |
| maria lima | Maria Lima | Corrige maiúsculas |
| 12345678901 | 123.456.789-01 | Formata CPF |
| Lima, Maria | Maria Lima | Inverte a ordem |
| maria.lima@empresa.com | empresa | Extrai o domínio |
| Nome e sobrenome | maria.lima@empresa.com | Monta e-mails no padrão |
Detalhes que fazem diferença
- A coluna precisa estar colada aos dados (sem colunas vazias no meio) para o Excel enxergar a origem;
- Confira o resultado: se algum padrão foge da regra (um nome composto, um endereço sem sigla), o Excel pode errar. Corrija a célula e o Excel reaprende com o novo exemplo;
- Formatação: o preenchimento pode não seguir as cores alternadas da tabela. Use o Pincel de Formatação para copiar o formato da coluna vizinha (veja como usar o Pincel de Formatação);
- Não aparece? Confira em Arquivo > Opções > Avançado se "Preenchimento Relâmpago Automático" está marcado. O botão também fica em Dados > Preenchimento Relâmpago.
Ctrl + E ou fórmula?
O Preenchimento Relâmpago gera valores fixos, não fórmulas. Se a coluna original mudar, o resultado não se atualiza. Por isso:
- Ctrl + E: limpeza pontual, bases que não mudam, tarefas rápidas;
- Fórmulas (ESQUERDA, DIREITA, EXT.TEXTO, DIVIDIRTEXTO, TEXTOANTES): bases que recebem dados novos e precisam se atualizar sozinhas;
- Power Query: tratamentos que se repetem toda semana ou todo mês, com "Coluna a partir de Exemplos", que é o Preenchimento Relâmpago do Power Query.
Perguntas frequentes
O que faz o Ctrl + E no Excel?
Aciona o Preenchimento Relâmpago, que completa a coluna seguindo o padrão dos exemplos que você digitou.
Como separar o primeiro nome no Excel?
Digite o primeiro nome de uma ou duas pessoas na coluna ao lado e pressione Ctrl + E.
O Ctrl + E atualiza sozinho?
Não. Ele grava valores. Para atualização automática, use fórmulas.
Por que o Ctrl + E não funcionou?
A coluna pode estar separada dos dados por uma coluna vazia, ou o padrão não ficou claro. Dê mais exemplos.
Conclusão
Ctrl + E transforma minutos de digitação em um atalho: dê um ou dois exemplos e o Excel completa a coluna. Use para limpezas rápidas e prefira fórmulas ou Power Query quando a base se atualiza. Baixe a planilha da aula e faça o exercício dos códigos.
Bons estudos e até o próximo conteúdo! 🚀
