5 truques de Excel que vão te fazer brilhar no trabalho

Tem coisas no Excel que todo mundo deveria saber e quase ninguém ensina: separar uma coluna bagunçada em várias, arrumar nomes sem fórmula, somar uma coluna num segundo, duplicar formas alinhadas e analisar dados com um clique. São esses truques de Excel que fazem colegas e gestores perguntarem "como você fez isso tão rápido?".

Neste guia você vai aplicar os cinco truques numa base de colaboradores que chega toda bagunçada.

Caso prefira aprender por vídeo, veja o vídeo abaixo:

Os 5 truques

Truque	Resolve
1. Texto para Colunas	Dados todos numa coluna só, separados por ponto e vírgula
2. Preenchimento Relâmpago (Ctrl + E)	Nomes e textos fora do padrão
3. Alt + =	Somar uma coluna instantaneamente
4. Ctrl e Shift ao arrastar formas	Duplicar e alinhar formas e imagens
5. Análise Rápida	Barras de dados, cores, totais e gráficos em um clique

A base da aula está disponível para download logo abaixo do vídeo.

Truque 1: Texto para Colunas

Situação comum: você recebe uma base exportada de um sistema e tudo está na coluna A. Na célula A1 aparece "Nome;Setor;Data de admissão;Salário;Cidade"; na A2, "João Alves;Vendas;45310;…". Muita gente começa a redigitar à mão. Não precisa.

1. Selecione a coluna A;
2. Vá em Dados > Texto para Colunas;
3. Mantenha Delimitado e clique em Avançar;
4. Marque Ponto e vírgula (o caractere que separa as informações) e desmarque Tabulação;
5. Clique em Concluir.

Cada informação vai para a sua coluna. Para ajustar as larguras, selecione as colunas de A a E e dê duplo clique na divisa entre duas delas (quando o cursor vira uma seta dupla).

Truque 2: Preenchimento Relâmpago (Ctrl + E)

Os nomes vieram com espaços sobrando ("Maria   Silva") e sem padrão de maiúsculas. Em vez de fórmulas:

1. Insira uma coluna ao lado dos nomes (botão direito na coluna > Inserir) e dê o título "Nome";
2. Na primeira linha, digite o nome do jeito certo: Joao Alves;
3. Na linha de baixo, pressione Ctrl + E.

O Excel identifica o padrão e preenche a coluna inteira. No vídeo, na primeira tentativa ele acertou as maiúsculas, mas manteve os espaços duplicados. A solução foi dar Ctrl + Z e escrever mais um exemplo (Maria Silva, com um espaço só). Com dois exemplos, o Ctrl + E entendeu o padrão completo.

Depois, exclua a coluna original. Como o resultado do Preenchimento Relâmpago é texto fixo (não fórmula), não há risco de erro.

Regra de ouro: se o Ctrl + E errar, dê mais um exemplo. Ele aprende com os casos que você mostra.

Bônus: arrumando os salários

A coluna de salários tinha valores com moeda, sem moeda, com e sem casas decimais, e alguns com ponto no lugar da vírgula (como "3136.78"). O Excel não reconhece esses como número, e por isso o formato de moeda não funciona neles. Troque o ponto por vírgula (ou use o Ctrl + E com um exemplo bem digitado) e depois aplique o formato Moeda em toda a coluna.

Truque 3: Alt + = para somar na hora

O gestor pergunta: "quanto gastamos por mês com salários?". Vá até a primeira célula vazia logo abaixo da coluna de salários e pressione Alt + =. O Excel escreve a função SOMA com o intervalo da coluna acima. Enter: no exemplo, R$ 105.413,03.

Resposta em dois segundos, na frente de quem perguntou.

Truque 4: Ctrl e Shift ao arrastar formas

Inseriu um retângulo (Inserir > Formas) para escrever uma observação e quer outro igual, do mesmo tamanho? Não precisa inserir de novo.

• Ctrl + arrastar: clique na forma, segure Ctrl e arraste. Ao soltar o mouse (e depois o Ctrl), surge uma cópia idêntica;
• Shift + arrastar: segure Shift e arraste: a forma se move só na horizontal ou na vertical, sem sair do alinhamento;
• Ctrl + Shift + arrastar: cria a cópia já alinhada com a original.

Os mesmos atalhos funcionam com imagens e ícones, e também no Word e no PowerPoint.

Truque 5: Análise Rápida

Selecione a coluna de salários (do primeiro ao último valor). Ao soltar o mouse, aparece um pequeno botão no canto inferior direito da seleção: a Análise Rápida (atalho: Ctrl + Q). Ele tem abas com recursos prontos:

• Formatação: barras de dados, escala de cores, conjunto de ícones, maior que…;
• Gráficos recomendados para os dados selecionados;
• Totais: soma, média, contagem, percentual do total;
• Tabelas e Minigráficos.

Passe o mouse para ver a prévia e clique para aplicar. Com Barra de dados, cada salário ganha uma barra proporcional: o maior salário tem a barra mais longa. Se você mudar um valor (por exemplo, para R$ 10.000), as barras se recalculam na hora.

Perguntas frequentes

Como separar uma coluna em várias no Excel?

Selecione a coluna, vá em Dados > Texto para Colunas, escolha Delimitado e marque o separador (ponto e vírgula, vírgula, espaço…).

O que é o Preenchimento Relâmpago?

É o recurso que preenche uma coluna seguindo o padrão de exemplos que você digita. O atalho é Ctrl + E.

Qual o atalho para soma automática?

Alt + =, na célula logo abaixo dos números.

Como duplicar uma forma no Excel?

Segure Ctrl e arraste a forma. Para duplicar mantendo o alinhamento, segure Ctrl + Shift.

Onde fica a Análise Rápida?

No botão que aparece ao selecionar um intervalo, ou pelo atalho Ctrl + Q.

Conclusão

Texto para Colunas, Ctrl + E, Alt + =, Ctrl e Shift nas formas e Análise Rápida: cinco truques que resolvem problemas do dia a dia em segundos. Baixe a base da aula, aplique cada um e veja a diferença na sua rotina.

Bons estudos e até o próximo conteúdo! 🚀