Como Importar Dados do Excel para o Power BI

Se você ainda abre a planilha todo mês para refazer os mesmos indicadores, está na hora de levar esses dados para o Power BI. Importar dados do Excel para o Power BI leva menos de cinco minutos, e depois disso o relatório se atualiza com um clique. Mas existe um erro simples que quebra essa conexão, e muita gente comete.

Neste passo a passo você vai importar uma planilha de vendas de produtos eletrônicos, conferir os dados no Power Query, carregar no Power BI e entender como manter a conexão funcionando.

Caso prefira aprender por vídeo, veja o vídeo abaixo:

O que você vai aprender

• Por que começar pelo botão Obter Dados;
• Como selecionar a tabela certa no Navegador;
• Para que serve o Transformar Dados;
• Como carregar com Fechar e Aplicar;
• O erro que quebra a atualização (e como evitar).

A planilha da aula está disponível para download logo abaixo do vídeo.

Passo 1: Obter Dados > Pasta de Trabalho do Excel

Com o Power BI Desktop aberto, na guia Página Inicial, clique em Obter Dados e escolha Pasta de Trabalho do Excel.

Existe também um botão direto "Importar dados do Excel", mas vale criar o hábito de entrar por Obter Dados: é ali que ficam todos os outros tipos de fonte que você vai usar no dia a dia, como Texto/CSV, Web (útil para arquivos em links, como os do Google Drive), pastas, bancos de dados e SharePoint.

Navegue até a pasta do arquivo e dê duplo clique na planilha (no exemplo, a de produtos eletrônicos).

Passo 2: escolher a tabela no Navegador

Abre a janela Navegador, com as abas e tabelas da planilha. Marque a caixa de seleção ao lado da tabela que você quer (no exemplo, "Base").

Atenção: clicar só no nome mostra a prévia, mas não seleciona. Sem marcar a caixa, os botões Carregar e Transformar Dados não ficam disponíveis.

Passo 3: conferir os dados em Transformar Dados

Clique em Transformar Dados para abrir o Power Query e verificar se está tudo certo: cabeçalhos no lugar, tipos de dados corretos (datas como data, valores como número), sem linhas vazias ou colunas estranhas.

No exemplo, a base já estava organizada. Na vida real, nem sempre é assim, e é aqui que você corrige antes de levar para o relatório. Algumas verificações rápidas:

• O ícone ao lado do nome de cada coluna mostra o tipo (ABC para texto, 123 para número, calendário para data);
• Em Exibição, marque Qualidade da coluna para ver percentuais de valores vazios e com erro;
• Se a primeira linha não virou cabeçalho, use Usar a primeira linha como cabeçalho.

Passo 4: Fechar e Aplicar

Com os dados conferidos, clique em Fechar e Aplicar. O Power BI carrega a tabela e, em instantes, ela aparece no painel Dados, à direita. Clicando na setinha, você vê as colunas: canal de vendas, estado, frete, número da venda, produto e as demais.

Pronto: os dados estão no Power BI e você já pode criar os visuais.

O erro que quebra a conexão: renomear o arquivo

O Power BI guarda o caminho completo do arquivo: a pasta e o nome. Se você renomear a planilha (por exemplo, para "produtos eletronicos 202605", com o mês), ao clicar em Atualizar o Power BI não encontra mais o arquivo e mostra o erro "Não foi possível atualizar".

A regra: mantenha sempre o mesmo nome e a mesma pasta. Use nomes genéricos, sem data, como "produtos eletronicos". Todo mês, substitua o conteúdo (ou o arquivo) mantendo o nome. Aí é só clicar em Atualizar na Página Inicial e o relatório puxa os dados novos.

Já renomeou ou mudou de pasta?

Dá para consertar sem refazer o relatório: em Página Inicial > Transformar dados > Configurações da fonte de dados, selecione a fonte, clique em Alterar Fonte e aponte para o novo caminho.

Boas práticas

• Uma pasta fixa para as bases do relatório, de preferência num local compartilhado (OneDrive ou SharePoint), se o relatório for publicado;
• Bases como tabela no Excel (Formatar como Tabela): o Power BI reconhece pelo nome da tabela, e linhas novas entram automaticamente;
• Cabeçalho único na primeira linha, sem células mescladas nem linhas de total no meio dos dados;
• Trate no Power Query, não na planilha: os ajustes ficam gravados e são reaplicados a cada atualização.

Perguntas frequentes

Como importar uma planilha do Excel no Power BI?

Obter Dados > Pasta de Trabalho do Excel, selecione o arquivo, marque a tabela no Navegador e clique em Carregar ou Transformar Dados.

Por que o Power BI não atualiza minha planilha?

O motivo mais comum é o arquivo ter sido renomeado ou movido. Volte o nome original ou altere a fonte em Configurações da fonte de dados.

Qual a diferença entre Carregar e Transformar Dados?

Carregar leva os dados direto para o Power BI. Transformar Dados abre o Power Query para conferir e tratar antes de carregar.

Os dados do Power BI mudam se eu alterar a planilha?

Sim, quando você clica em Atualizar. O Power BI lê o arquivo de novo e traz os dados atuais.

Conclusão

Obter Dados, Pasta de Trabalho do Excel, marcar a tabela, conferir em Transformar Dados e Fechar e Aplicar: em menos de cinco minutos a planilha está no Power BI. E, mantendo o mesmo nome e pasta do arquivo, a atualização fica a um clique todo mês.

Bons estudos e até o próximo conteúdo! 🚀