Como usar PROCX com duas planilhas diferentes

No dia a dia, os dados quase nunca estão no mesmo arquivo. A lista que você precisa completar está numa pasta de trabalho, e as informações para completá-la estão em outra, exportada de um sistema ou enviada por outra área. Copiar e colar linha por linha não é opção. Com o PROCX, você busca os dados de outro arquivo do Excel com uma fórmula, e ela se atualiza quando a origem muda.

Neste guia você vai preparar a base de origem (que chega "espremida" numa coluna só), montar o PROCX entre as duas pastas de trabalho e entender o que acontece com a fórmula quando o outro arquivo é fechado, renomeado ou movido.

Caso prefira aprender por vídeo, veja o vídeo abaixo:

O que você vai aprender

• Como separar em colunas uma base que veio toda na coluna A;
• Como montar o PROCX buscando em outro arquivo;
• Como alternar entre os arquivos durante a fórmula (Alt + Tab);
• Como a referência externa aparece na fórmula;
• Os cuidados com arquivos fechados, renomeados e movidos.

O material da aula traz os dois arquivos do exemplo e está disponível para download logo abaixo do vídeo.

O cenário

São duas pastas de trabalho de uma área de seguros:

Arquivo	Conteúdo	Papel
Base 1 – Emissão	600 apólices emitidas, com nº da apólice, data de emissão, ramo, modalidade, tomador, UF, código do corretor e prêmio líquido	Origem dos dados
Base 2 – Fechamento	Uma lista de números de apólice, com as colunas Ramo, UF, Prêmio Líquido e Cód. Corretor em branco	Onde a busca acontece

O objetivo é preencher, no Fechamento, as informações de cada apólice buscando na Emissão, para depois analisar os totais ou repassar o resumo.

Passo 1: arrume a base de origem

Ao abrir a Base 1, tudo está na coluna A: cada linha é um texto como "número;data;ramo;modalidade;…", com as informações separadas por ponto e vírgula. A coluna B está vazia. É o formato típico de arquivo exportado de sistema.

Antes de qualquer fórmula, separe em colunas:

1. Clique na letra da coluna A;
2. Vá em Dados > Texto para Colunas;
3. Escolha Delimitado e clique em Avançar;
4. Desmarque Tabulação, marque Ponto e vírgula e clique em Concluir;
5. Selecione as colunas e dê duplo clique na divisa entre duas letras para ajustar as larguras.

Agora cada informação tem a sua coluna: A = Nº da Apólice, C = Ramo, F = UF, G = Cód. Corretor, H = Prêmio Líquido. Mais detalhes em como separar texto em colunas no Excel.

Salve a Base 1. Deixe os dois arquivos abertos para montar a fórmula.

Passo 2: o PROCX buscando no outro arquivo

Relembrando a sintaxe:

=PROCX(pesquisa_valor; pesquisa_matriz; matriz_retorno; [se_não_encontrada]; [modo_correspondência]; [modo_pesquisa])

No Fechamento, na primeira linha da coluna Ramo:

1. Digite =PROCX( e pressione Tab;
2. pesquisa_valor: clique no número da apólice da linha (B4), o código que você tem em mãos. Digite ;;
3. Pressione Alt + Tab para ir à Base 1 (ou clique nela na barra de tarefas). A fórmula continua em edição, mesmo trocando de arquivo;
4. pesquisa_matriz: clique na letra da coluna A (os números das apólices). Digite ;;
5. matriz_retorno: clique na letra da coluna C (Ramo);
6. Feche o parêntese e dê Enter. O Excel volta ao Fechamento com o resultado.

A fórmula fica assim:

=PROCX(B4;'[Base 1 - Emissao.xlsx]Emissao'!$A:$A;'[Base 1 - Emissao.xlsx]Emissao'!$C:$C)

Leia de trás para a frente: procure o número da apólice de B4 na coluna A da aba Emissao do arquivo Base 1 e devolva o que estiver na coluna C da mesma linha. A primeira apólice é do ramo RC Geral. Dê duplo clique na alça de preenchimento para aplicar a todas: RC Geral, Seguro Garantia, Property…

Entendendo a referência externa

• [Base 1 - Emissao.xlsx] é o nome do arquivo, entre colchetes;
• Emissao é o nome da aba;
• As aspas simples aparecem porque o nome do arquivo tem espaços;
• Os cifrões ($A:$A) já vêm automáticos ao clicar em outro arquivo: a referência fica travada e não "anda" quando você arrasta a fórmula.

Passo 3: a UF, do mesmo jeito

=PROCX(B4;'[Base 1 - Emissao.xlsx]Emissao'!$A:$A;'[Base 1 - Emissao.xlsx]Emissao'!$F:$F)

Mesmo valor procurado, mesma coluna de busca; só muda a coluna de retorno, agora a F (UF). Primeira apólice: SP. Duplo clique para replicar.

Dica: a caixinha de dica da fórmula pode cobrir as colunas que você quer clicar. Arraste-a pela borda para outro lugar da tela.

Exercício: prêmio líquido e corretor

Complete o Fechamento com as duas colunas que faltam, usando o mesmo raciocínio:

• Prêmio Líquido: matriz de retorno na coluna H da Base 1;
• Cód. Corretor: matriz de retorno na coluna G.

Depois, preencha a linha de TOTAIS com =SOMA() na coluna de prêmio e formate como moeda.

Deixando a fórmula mais robusta

Apólice que não existe na origem

Se um número não estiver na Base 1, o PROCX devolve #N/D. Use o quarto argumento:

=PROCX(B4;'[Base 1 - Emissao.xlsx]Emissao'!$A:$A;'[Base 1 - Emissao.xlsx]Emissao'!$C:$C;"Não encontrada")

Várias colunas de uma vez

No Microsoft 365, o retorno pode ser um bloco de colunas vizinhas. Com a origem arrumada, …!$F:$H devolve UF, corretor e prêmio de uma vez, espalhando o resultado pelas células à direita (desde que estejam vazias e na mesma ordem).

Número x texto

O número da apólice precisa ser do mesmo tipo nos dois arquivos. Se num lado for número e no outro texto (alinhado à esquerda, com triângulo verde), o PROCX não encontra. Converta antes, com o aviso "Converter em Número" ou Texto para Colunas.

O que acontece quando o outro arquivo fecha

A fórmula continua funcionando com a Base 1 fechada: o Excel guarda os últimos valores e passa a mostrar o caminho completo do arquivo na fórmula (por exemplo, 'C:\Users\…\[Base 1 - Emissao.xlsx]Emissao'!$A:$A).

• Ao reabrir o Fechamento, o Excel pode exibir "Habilitar Conteúdo" ou perguntar se quer atualizar os vínculos. Atualize para trazer os dados mais recentes da Base 1;
• Se a Base 1 for renomeada ou movida, o vínculo quebra. Corrija em Dados > Editar Links (Consultas e Conexões) > Alterar Fonte, apontando para o arquivo novo;
• Ao enviar o Fechamento para alguém, a outra pessoa não tem a Base 1 no mesmo caminho. Para mandar só o resultado, copie as colunas e cole como valores (Ctrl + Alt + V > Valores), ou use Editar Links > Quebrar Vínculo.

Para cruzar arquivos com frequência, considere o Power Query (Dados > Obter Dados > De Arquivo), que importa a Base 1 e mescla com o Fechamento sem depender de vínculos entre pastas de trabalho.

PROCX x PROCV entre arquivos

	PROCV	PROCX
Coluna de busca	Precisa ser a primeira do intervalo	Qualquer coluna
Coluna de retorno	Por número (2, 3, 4…), só à direita	Clicando direto na coluna, de qualquer lado
Correspondência exata	Precisa do 0/FALSO no fim	Padrão
Não encontrado	Exige SEERRO	Quarto argumento
Versões	Todas	Microsoft 365 e Excel 2021 em diante

Se o arquivo vai ser aberto em versões antigas, a mesma lógica funciona com PROCV: =PROCV(B4;'[Base 1 - Emissao.xlsx]Emissao'!$A:$H;3;0). Para conhecer todos os argumentos do PROCX, veja como fazer PROCX no Excel e função PROCX no Excel.

Perguntas frequentes

Dá para fazer PROCX entre dois arquivos diferentes?

Sim. Com os dois abertos, monte a fórmula e, na hora das matrizes, troque para o outro arquivo (Alt + Tab) e selecione as colunas.

O PROCX funciona com o outro arquivo fechado?

Sim. A fórmula guarda o caminho do arquivo; ao reabrir, atualize os vínculos para trazer dados novos.

Por que meu PROCX entre planilhas deu #N/D?

O código não existe na origem, ou está como texto de um lado e número do outro. Confira o tipo e use o quarto argumento para tratar os não encontrados.

Mudei o arquivo de origem de pasta. E agora?

Use Dados > Editar Links > Alterar Fonte e aponte para o novo local.

Conclusão

Arrume a origem com Texto para Colunas, monte o PROCX trocando de arquivo com Alt + Tab e deixe o Excel buscar ramo, UF, prêmio e corretor de cada apólice. Cuide dos vínculos quando o arquivo de origem mudar de nome ou de lugar. Baixe os dois arquivos da aula e complete o exercício. Para quem vai encarar provas de Excel, veja também os fundamentos que caem em processos seletivos.

Bons estudos e até o próximo conteúdo! 🚀