Domine os Fundamentos do Excel para Entrevistas

Muitas vagas pedem "Excel intermediário" ou "avançado" e aplicam uma prova prática: uma base de dados e algumas perguntas para responder em tempo limitado. O erro mais comum não é desconhecer uma fórmula avançada; é travar logo no começo, diante de uma base com datas aparecendo como números, valores sem formatação ou células mescladas.

Neste guia você vai ver os fundamentos que mais fazem diferença nessas provas, na ordem em que deve aplicá-los: entender e arrumar a base primeiro, depois as fórmulas, e por fim a tabela dinâmica.

Caso prefira aprender por vídeo, veja o vídeo abaixo:

O roteiro

1. Reconhecer a estrutura da base e formatar;
2. Eliminar células mescladas e vazias;
3. Usar filtros para respostas rápidas;
4. Responder com fórmulas: SOMASE, CONT.SE, PROCV;
5. Resumir com tabela dinâmica.

A base da aula (financeira, com data, código, centro de custo, categoria, tipo, valor e responsável) está disponível para download logo abaixo do vídeo.

1. Reconheça a estrutura e formate

Provas costumam entregar a base "crua". Na coluna de data aparecem números como 45291; na de valor, números sem R$ nem separador de milhar. Muitos candidatos acham que a base está errada e se perdem.

Não está errada: toda data no Excel é um número. O número 1 é 01/01/1900, o 2 é 02/01/1900, o 32 é 01/02/1900, e assim por diante. Sabendo disso, basta formatar:

• Clique na letra da coluna de datas e, em Página Inicial, troque Geral por Data Abreviada;
• Clique na letra da coluna de valores e escolha Moeda ou Contábil.

Com a base legível, você consegue usar funções como MÊS e ANO e responder perguntas por período. Veja os detalhes em como transformar números em datas no Excel.

2. Fuja das células mescladas

Uma armadilha clássica: a coluna Responsável com o nome "Ana Souza" mesclado em vinte linhas. Parece organizado, mas para o Excel só a primeira célula tem o nome; as outras estão vazias. Qualquer filtro, SOMASE ou tabela dinâmica por responsável vai sair errado.

Correção: selecione a célula mesclada, clique em Mesclar e Centralizar para desfazer e preencha as células vazias com o nome (arraste a alça de preenchimento ou use Ctrl + D). Confira também se não há linhas ou colunas em branco no meio da base. Mais em como organizar uma planilha no Excel.

3. Filtros para respostas rápidas

Com uma célula da base selecionada, Ctrl + Shift + L ativa o filtro. Para saber o total de receitas: filtre a coluna Tipo por "Receita", selecione a coluna Valor e leia a soma na barra de status. Para desligar, Ctrl + Shift + L de novo.

O filtro é ótimo para conferir, mas a resposta da prova deve estar numa fórmula, visível para o avaliador. Veja tudo sobre filtro no Excel.

4. Fórmulas que mais caem

SOMASE: somar com condição

"Qual o total de receita?"

=SOMASE(E:E;"Receita";F:F)

Procura "Receita" na coluna E (Tipo) e soma os valores correspondentes da coluna F. O resultado bate com o que o filtro mostrou, mas agora a resposta fica registrada na célula, com a fórmula à vista. Para várias condições (receita do comercial, por exemplo), use SOMASES.

CONT.SE: contar com condição

"Quantas despesas foram lançadas?"

=CONT.SE(E:E;"Despesa")

Veja também CONT.SE e CONT.SES.

PROCV: buscar um valor

"Qual o valor do código COD70?"

=PROCV("COD70";B:F;5;0)

Procura o código na primeira coluna do intervalo (B), anda até a 5ª coluna (F, Valor) e devolve o valor. O 0 no fim exige correspondência exata. Se a sua versão tiver PROCX, use-o (veja como fazer PROCX).

Outras que costumam aparecer

SOMA, MÉDIA, MÁXIMO, MÍNIMO, SE, SEERRO, e as funções de data MÊS, ANO e DATADIF.

5. Tabela dinâmica: o resumo gerencial

Perguntas como "receita e despesa por centro de custo" pedem um resumo cruzado. Em vez de dezenas de SOMASES, use uma tabela dinâmica:

1. Clique numa célula da base e vá em Inserir > Tabela Dinâmica, em Nova Planilha;
2. Arraste Centro de Custo para Linhas;
3. Arraste Tipo para Colunas;
4. Arraste Valor para Valores.

Em segundos, você tem receita e despesa de cada centro de custo. Troque Tipo por Categoria para outra visão. Veja como montar um painel completo em dashboard no Excel com tabela dinâmica.

Dicas para o dia da prova

• Leia todas as perguntas antes e comece pelo tratamento da base;
• Deixe as respostas em fórmulas, com um rótulo ao lado de cada uma;
• Confira com o filtro e a barra de status;
• Formate os resultados (moeda, percentual), porque capricho conta;
• Não altere a base original sem necessidade; crie colunas auxiliares quando precisar;
• Salve com frequência.

Perguntas frequentes

O que cai em prova de Excel em processo seletivo?

Tratamento de base (formatos, células mescladas), filtros, SOMASE, CONT.SE, PROCV e tabela dinâmica são os itens mais comuns.

As datas da prova aparecem como números. E agora?

Formate a coluna como Data Abreviada: cada número é uma data.

É melhor responder com filtro ou com fórmula?

Use o filtro para conferir e a fórmula para responder, porque ela fica registrada para o avaliador.

Preciso saber VBA ou Power Query?

Para a maioria das vagas, não. Fundamentos bem feitos pesam mais.

Conclusão

Numa prova de Excel, quem arruma a base primeiro já sai na frente: formatos certos, nada mesclado, filtros ativos. Depois, SOMASE, CONT.SE, PROCV e uma tabela dinâmica respondem quase tudo. Baixe a base da aula e simule uma prova com as perguntas deste guia.

Bons estudos e até o próximo conteúdo! 🚀