Passe informações de um PDF para Excel

Você recebe um relatório em PDF e precisa dos dados no Excel. Copiar e colar quase nunca funciona: as colunas se misturam, os números viram texto, as linhas se quebram. A forma certa de passar um PDF para o Excel é pelo Power Query, que já vem dentro do Excel e lê as tabelas do PDF direto, página por página.

Neste passo a passo você vai importar uma tabela de projetos de um PDF de quatro páginas, ajustar os dados antes de carregar e levar tudo para uma planilha pronta para análise.

Caso prefira aprender por vídeo, veja o vídeo abaixo:

O que você vai aprender

• Onde fica a importação de PDF no Excel;
• Como escolher a tabela certa no Navegador;
• A diferença entre Carregar e Transformar Dados;
• Ajustes rápidos no Power Query (formato de moeda, maiúsculas);
• Como levar os dados para o Excel com Fechar e Carregar.

Passo 1: importar o PDF

1. Vá na guia Dados;
2. Clique em Obter Dados;
3. Passe o mouse em De Arquivo e clique em Do PDF;
4. Escolha o arquivo e clique em Importar.

O Excel conecta ao arquivo e abre a janela Navegador.

Passo 2: escolher a tabela no Navegador

O Navegador lista tudo o que o Power Query encontrou no PDF: as tabelas e cada página. Clicando em um item, você vê a prévia à direita.

No exemplo, o PDF é uma base de projetos com nome do projeto, responsável, status, orçamento, data de prazo e percentual concluído, espalhada por quatro páginas. O Power Query reconheceu a tabela inteira, da página 1 à 4, como um único conjunto. Selecione esse item.

Dica: se a tabela vier quebrada em várias (uma por página), dá para juntar depois no Power Query com Acrescentar Consultas.

Passo 3: Carregar ou Transformar Dados?

Botão	Quando usar
Carregar	Os dados já estão bons; leve direto para o Excel e ajuste lá
Transformar Dados	Precisa tratar antes: formatos, textos, colunas, linhas vazias

Transformar no Power Query tem uma vantagem: os ajustes ficam gravados como etapas. Se você receber o PDF atualizado no mês seguinte, é só atualizar a consulta e os mesmos tratamentos são aplicados.

Passo 4: ajustes rápidos no Power Query

Clicando em Transformar Dados, abre o Power Query, o editor de consultas. Dois exemplos do vídeo:

• Orçamento com casas decimais irregulares: clique no ícone de tipo no cabeçalho da coluna (o "1.2") e escolha Número Decimal Fixo, o formato de moeda. Todos os valores passam a ter duas casas decimais;
• Status em maiúsculas: selecione a coluna, vá em Transformar > Formato > MAIÚSCULAS.

Cada ajuste aparece em Etapas Aplicadas, à direita. Outros tratamentos comuns em dados vindos de PDF: remover linhas em branco, promover a primeira linha a cabeçalho, corrigir tipos de data e dividir colunas que vieram juntas.

Passo 5: Fechar e Carregar

Na guia Página Inicial do Power Query, clique em Fechar e Carregar. O Power Query entrega os dados para o Excel numa planilha nova, já formatada como tabela.

A partir daí, é Excel normal: formatar a coluna de percentual concluído como porcentagem, criar filtros, tabelas dinâmicas e gráficos.

Quando o PDF muda

Recebeu uma nova versão do relatório? Substitua o arquivo no mesmo local (com o mesmo nome) e, no Excel, clique com o botão direito na tabela e escolha Atualizar, ou use Dados > Atualizar Tudo. A consulta lê o PDF de novo e aplica todos os tratamentos.

Limitações

• PDF escaneado (imagem): o Power Query não lê texto de imagem. Nesse caso, é preciso uma ferramenta com reconhecimento de texto (OCR);
• Layouts muito irregulares: tabelas sem bordas ou com células mescladas podem vir desalinhadas e exigir mais tratamento;
• Versão do Excel: a opção "Do PDF" está no Microsoft 365 e nas versões mais recentes do Excel para Windows.

Perguntas frequentes

Como converter PDF em Excel sem programa extra?

Pelo Power Query: Dados > Obter Dados > De Arquivo > Do PDF.

Por que copiar e colar do PDF bagunça os dados?

Porque o PDF guarda posições de texto na página, não células. O Power Query reconstrói a estrutura da tabela.

Dá para importar só uma página do PDF?

Sim. No Navegador, cada página e cada tabela aparecem separadas; escolha a que precisa.

O que é o Power Query?

É a ferramenta do Excel (e do Power BI) para importar, limpar e transformar dados de várias fontes, gravando cada passo para reaplicar depois.

Conclusão

Para passar um PDF para o Excel: Dados > Obter Dados > De Arquivo > Do PDF, escolha a tabela no Navegador, trate o que precisar no Power Query e use Fechar e Carregar. Em poucos minutos, o relatório que estava preso no PDF vira uma tabela pronta para análise, e que se atualiza com o próximo arquivo.

Bons estudos e até o próximo conteúdo! 🚀