Relatórios por e-mail todo dia no Power BI | Como automatizar

Toda manhã, alguém tira print do dashboard, cola num e-mail e manda para a liderança. Dá para parar com isso. O Power BI Service tem um recurso de assinatura de relatório: ele atualiza os dados no horário que você definir e envia o relatório por e-mail, com link e, se quiser, um anexo em PDF ou PowerPoint, todos os dias.

Neste guia você vai ver o caminho completo: publicar o relatório, configurar as credenciais, agendar a atualização dos dados e criar a assinatura por e-mail.

Caso prefira aprender por vídeo, veja o vídeo abaixo:

O que você vai aprender

• Como publicar um relatório no Power BI Service;
• Como configurar as credenciais da fonte de dados;
• Como agendar a atualização diária;
• Como criar a assinatura que envia o relatório por e-mail;
• Como enviar na hora, pausar ou excluir a assinatura.

O arquivo do dashboard usado na aula (um painel de um aplicativo de streaming) está disponível para download logo abaixo do vídeo.

Antes de começar: o que você precisa

• Uma conta Microsoft com acesso ao Power BI Service. Se você usa o Power BI da empresa, provavelmente já está logado no Power BI Desktop;
• Licença adequada: publicar em workspaces compartilhados e criar assinaturas normalmente exige licença Pro ou Premium por usuário (ou um workspace em capacidade Premium/Fabric). Na dúvida, consulte o administrador do Power BI da empresa;
• Fonte de dados acessível pela nuvem: arquivos no OneDrive/SharePoint ou bancos online atualizam direto. Arquivos no seu computador ou na rede interna precisam de um gateway.

Passo 1: publicar o relatório

1. No Power BI Desktop, clique em Publicar, na guia Página Inicial;
2. Escolha o workspace de destino (o "Meu workspace" ou um da equipe) e clique em Selecionar;
3. Se o relatório já foi publicado antes, o Power BI pergunta se quer substituir o conjunto de dados. Clique em Substituir;
4. Na mensagem de êxito, clique no link para abrir o relatório no Power BI Service.

Ao publicar, o Service cria dois itens no workspace: o relatório (as páginas e visuais) e o modelo semântico (os dados e medidas). A atualização é configurada no modelo; a assinatura, no relatório.

Passo 2: configurar as credenciais

Não adianta mandar todo dia um relatório com dados de ontem. Primeiro, o modelo precisa conseguir se atualizar sozinho:

1. Abra o workspace e localize o modelo semântico com o nome do relatório (use o filtro ou ordene por atualizado);
2. Clique nos três pontinhos e vá em Configurações;
3. Em Credenciais da fonte de dados, clique em Editar credenciais em cada fonte;
4. Escolha o método de autenticação (no vídeo, OAuth2, com a conta organizacional) e entre com sua conta;
5. Repita para todas as fontes até nenhuma mostrar aviso.

Passo 3: agendar a atualização

1. Ainda nas configurações do modelo, abra Atualização agendada (ou, no modelo, a setinha de Atualizar > Agendar atualização);
2. Ative a atualização;
3. Escolha a frequência: Diariamente ou Semanalmente, marcando só os dias úteis, por exemplo;
4. Em Hora, adicione o horário (no vídeo, 8h) e clique em Aplicar.

Com a licença Pro, dá para agendar até 8 horários por dia. Programe a atualização antes do envio do e-mail, com folga para ela terminar.

Passo 4: criar a assinatura por e-mail

1. Volte ao workspace e abra o relatório;
2. Na barra superior, clique em Assinar relatório e depois em Criar uma assinatura;
3. Escolha o tipo Padrão (todos recebem o mesmo relatório). O tipo dinâmico personaliza o conteúdo por destinatário;
4. Dê um nome à assinatura (por exemplo, "Dash diário");
5. Em Destinatários, adicione os e-mails de quem deve receber;
6. Em Anexar relatório completo, escolha nenhum, PDF ou PowerPoint;
7. Escolha a entrega por e-mail (há também a opção de salvar no SharePoint);
8. Defina a frequência (diariamente, por exemplo) e o horário;
9. Clique em Salvar.

Testando com "Enviar agora"

Não precisa esperar o dia seguinte para ver se funcionou. No painel de assinaturas, clique em Enviar agora. No vídeo, o e-mail chegou em instantes com o relatório anexado em PowerPoint e o botão Abrir relatório no Power BI, que leva direto ao painel online.

Pausar, editar ou excluir

No mesmo painel de assinaturas, cada assinatura pode ser desativada (pausa o envio sem perder a configuração), editada ou excluída. Útil em férias, quando muda a equipe ou quando o relatório deixa de ser necessário.

Boas práticas

• Atualização antes do envio: por exemplo, atualizar às 7h e enviar às 8h;
• Confira o histórico de atualização no modelo semântico: se a atualização falhar, o e-mail sai com dados antigos;
• Destinatários precisam de acesso: para abrir o link, a pessoa precisa de permissão no relatório ou no workspace;
• PDF para leitura rápida, link para análise: o anexo é ótimo para ler no celular; o link permite filtrar e explorar;
• Uma página de resumo: o corpo do e-mail mostra uma prévia; deixe os principais indicadores na primeira página.

Perguntas frequentes

Dá para enviar relatório do Power BI por e-mail automaticamente?

Sim, com as assinaturas do Power BI Service: você define destinatários, frequência, horário e formato do anexo.

Por que o e-mail chegou com dados antigos?

A atualização agendada do modelo falhou ou está marcada para depois do envio. Confira as credenciais e o histórico de atualização.

Posso anexar o relatório em PDF?

Sim. Na assinatura, em Anexar relatório completo, escolha PDF ou PowerPoint.

Quem não tem Power BI pode receber?

Pode receber o e-mail com o anexo. Para abrir o relatório online, a pessoa precisa de acesso e licença compatível.

Conclusão

Publicar, configurar credenciais, agendar a atualização e criar a assinatura: com esses quatro passos, o Power BI envia o relatório atualizado por e-mail todos os dias, no horário certo, sem ninguém tirar print. Baixe o arquivo da aula, publique no seu workspace e teste com o Enviar agora. Se ainda está começando, veja o minicurso gratuito de Power BI Básico.

Bons estudos e até o próximo conteúdo! 🚀