3 passos para transformar planilhas desorganizadas

Nomes escritos cada um de um jeito, espaços sobrando, datas que aparecem como 45310, salários com ponto, vírgula e cifrão misturados. Toda empresa tem uma planilha assim. A boa notícia: dá para transformar planilhas desorganizadas em planilhas limpas e profissionais em três passos, usando funções e recursos simples do Excel.

Neste guia, com uma base de cadastro de funcionários, você vai aplicar os três passos: entender os dados, corrigir a formatação e transformar a base em tabela.

Caso prefira aprender por vídeo, veja o vídeo abaixo:

Os 3 passos

1. Entender os dados: do que é a planilha e para que ela serve;
2. Corrigir a formatação: nomes, espaços, datas e valores;
3. Formatar como tabela: visual organizado e filtros prontos.

Passo 1: entenda os dados antes de mexer

Não dá para deixar uma planilha bonita sem saber o que tem nela. É de funcionários, projetos, estoque, vendas, fluxo de caixa? Qual o objetivo?

A base do exemplo tem as colunas Nome, Setor, Data de admissão, Salário e Status (ativo, afastado, pendente), com o título "Cadastro de funcionários". Ou seja: um cadastro de colaboradores. Entendido isso, dá para listar o que está errado:

Coluna	Problema
Nome	Sem padrão (tudo minúsculo, tudo maiúsculo, misturado) e com espaços sobrando
Setor	"rh", "Marketing", "ti", "FINANCEIRO": cada um de um jeito
Data de admissão	Aparece como número: 45310, 45338, 45298
Salário	Valores com ponto no lugar da vírgula, com "$", com e sem casas decimais

Nenhum desses problemas é um "erro" do Excel, mas todos atrapalham a leitura e, em alguns casos, impedem cálculos. A base suja está disponível para download logo abaixo do vídeo.

Passo 2: corrija a formatação

Nomes: PRI.MAIÚSCULA + ARRUMAR

A função PRI.MAIÚSCULA deixa a primeira letra de cada palavra maiúscula e o resto minúsculo. A função ARRUMAR remove os espaços em excesso (no começo, no fim e os duplicados no meio). Combinadas, resolvem a coluna de nomes.

1. Clique com o botão direito na coluna ao lado dos nomes e escolha Inserir para criar uma coluna nova;
2. Na primeira linha dela, digite (com o nome original em A2):

=PRI.MAIÚSCULA(ARRUMAR(A2))

3. Dê duplo clique na alça de preenchimento (o quadradinho no canto da célula, onde o cursor vira uma cruz preta) para aplicar a todas as linhas.

A ARRUMAR roda primeiro e tira os espaços extras ("Maria   Silva" vira "Maria Silva"); a PRI.MAIÚSCULA pega esse resultado e ajusta as letras ("maria silva" vira "Maria Silva").

Cuidado ao apagar a coluna antiga

Se você apagar agora a coluna original, os nomes novos viram #REF!, porque a fórmula depende dela. Antes, transforme as fórmulas em valores:

1. Selecione a coluna nova e copie (Ctrl + C);
2. Na Página Inicial, clique na setinha de Colar e escolha Colar Valores;
3. Agora sim, clique com o botão direito na coluna antiga e escolha Excluir.

Colar valores guarda só o texto resultante, sem a fórmula por trás. É um truque que você vai usar sempre.

Exercício: faça o mesmo na coluna Setor (aqui só a PRI.MAIÚSCULA já resolve, porque não há espaços sobrando) e na coluna Status.

Datas: por que aparecem como número

Para o Excel, datas são números: o dia 1 é 01/01/1900, o dia 2 é 02/01/1900, e assim por diante. O número 30 é 30/01/1900; o 33 já é 02/02/1900, porque janeiro acabou. Seguindo a contagem, 45310 é 19/01/2024.

Ou seja, os dados estão certos, só falta o formato. Selecione a coluna de datas e, na Página Inicial, no grupo Número, escolha Data Abreviada. Pronto: 45310 vira 19/01/2024.

Salários: Preenchimento Relâmpago (Ctrl + E)

Aqui o problema é outro. Valores como "3399.81" (com ponto) e "$3220" estão como texto, por isso nem o formato de moeda funciona neles. A saída mais rápida é o Preenchimento Relâmpago:

1. Insira uma coluna ao lado dos salários;
2. Na primeira linha, digite o valor do jeito certo. Por exemplo, se a original diz "3399.81", digite 3399,81;
3. Na célula de baixo, pressione Ctrl + E: o Excel entende o padrão e preenche todas as linhas;
4. Copie os valores corrigidos, cole sobre a coluna original (como não há fórmula, o Ctrl + V comum funciona) e exclua a coluna auxiliar;
5. Selecione a coluna de salários e aplique o formato Moeda.

Agora todos os valores são números de verdade, com R$ e duas casas decimais, prontos para somar e calcular médias. Confira sempre algumas linhas depois do Ctrl + E: se o padrão for ambíguo, o Excel pode errar em casos específicos.

Passo 3: formate como tabela

1. Clique em qualquer célula da base e pressione Ctrl + T para selecionar tudo;
2. Na Página Inicial, clique em Formatar como Tabela e escolha um estilo;
3. Confirme que Minha tabela tem cabeçalhos está marcado e clique em OK.

A base ganha cores alternadas, filtros prontos em cada cabeçalho e passa a ser reconhecida pelo Excel como tabela. Teste o filtro de Status: em dois cliques, só os colaboradores ativos.

Para fechar, padronize também os cabeçalhos ("Setor", "Data de admissão", "Salário", "Status", com inicial maiúscula).

Resumo das ferramentas usadas

Problema	Ferramenta
Letras sem padrão	=PRI.MAIÚSCULA()
Espaços sobrando	=ARRUMAR()
Fórmula que depende da coluna antiga	Colar Valores
Data aparecendo como número	Formato Data Abreviada
Número salvo como texto	Preenchimento Relâmpago (Ctrl + E) + formato Moeda
Base sem cara de tabela	Formatar como Tabela

Perguntas frequentes

Como deixar só a primeira letra maiúscula no Excel?

Use =PRI.MAIÚSCULA(A2). Para também remover espaços extras, =PRI.MAIÚSCULA(ARRUMAR(A2)).

Por que a data aparece como número no Excel?

Porque o Excel guarda datas como a quantidade de dias desde 01/01/1900. Aplique um formato de data (como Data Abreviada) e ela aparece normalmente.

Como tirar espaços extras de um texto no Excel?

Com a função ARRUMAR: =ARRUMAR(A2) remove espaços no início, no fim e os duplicados entre as palavras.

Por que o formato moeda não funciona em alguns valores?

Porque eles estão salvos como texto (com ponto no lugar da vírgula, símbolos etc.). Converta para número, por exemplo com o Preenchimento Relâmpago, e depois aplique o formato.

O que é o Preenchimento Relâmpago?

É um recurso que reconhece um padrão a partir de um exemplo digitado e preenche o restante da coluna. O atalho é Ctrl + E.

Conclusão

Entender os dados, corrigir a formatação e formatar como tabela: com esses três passos, uma planilha desorganizada vira uma base profissional, fácil de ler e pronta para análise. Baixe a planilha da aula, refaça os passos e complete os exercícios das colunas Setor e Status.

Bons estudos e até o próximo conteúdo! 🚀