Troquei minha base de lugar: como resolver?

Você clica em Atualizar e o Power BI responde: "Não foi possível localizar o arquivo", mostrando um caminho do seu computador. O relatório não quebrou e os dados não sumiram: o arquivo de origem simplesmente mudou de lugar. Alguém reorganizou as pastas, a planilha foi para uma pasta de arquivo morto, o arquivo foi renomeado. O Power BI guarda o endereço exato da fonte e não sabe procurar em outro lugar.

Neste guia você vai ver como apontar o relatório para o novo caminho sem refazer nada, e como evitar que isso aconteça de novo.

Caso prefira aprender por vídeo, veja o vídeo abaixo:

O que você vai aprender

• Por que o erro acontece;
• Onde ficam as Configurações da fonte de dados;
• Como alterar a fonte para o novo caminho;
• Como alterar direto no Power Query;
• Como deixar o caminho à prova de mudanças.

Por que o erro acontece

Ao importar uma planilha, o Power BI grava o caminho completo do arquivo, algo como C:\Empresa\Vendas\produtos-eletronicos.xlsx. Toda atualização volta nesse endereço para buscar os dados novos.

No exemplo do vídeo, a base de vendas estava numa pasta e foi movida para uma subpasta com o ano, porque no ano seguinte chegaria um arquivo novo. Antes de mover, o Atualizar funcionava. Depois, o erro: o arquivo não está mais no endereço guardado.

A solução: Configurações da fonte de dados

1. Na Página Inicial, clique na setinha de Transformar dados;
2. Escolha Configurações da fonte de dados;
3. A janela lista todas as fontes do relatório. Selecione a que mudou de lugar;
4. Clique em Alterar Fonte;
5. Confira o tipo (Pasta de Trabalho do Excel, CSV, texto…) e clique em Procurar;
6. Navegue até o novo local do arquivo, selecione-o e clique em OK;
7. Clique em Fechar.

Se aparecer o aviso de alterações pendentes nas consultas, clique em Aplicar alterações (ou feche e use o Atualizar). As linhas carregam normalmente e todo o relatório, com medidas e visuais, continua igual. Não é preciso refazer nada.

Se o relatório usa várias planilhas do mesmo arquivo, todas as consultas que apontam para ele são corrigidas de uma vez, porque a fonte é a mesma.

Alternativa: pelo Power Query

Também dá para corrigir dentro do Power Query:

1. Clique em Transformar dados;
2. Selecione a consulta com erro e clique na etapa Fonte;
3. Clique na engrenagem ao lado da etapa (ou edite o caminho direto na barra de fórmulas);
4. Informe o novo caminho e confirme.

Esse caminho é útil quando só uma consulta deve mudar, ou quando você quer trocar o arquivo por outro com a mesma estrutura (por exemplo, a base do ano seguinte).

Use um parâmetro para o caminho

Se a pasta muda com frequência, ou o mesmo relatório é usado em computadores diferentes, crie um parâmetro com o caminho da pasta:

1. No Power Query, vá em Gerenciar Parâmetros > Novo Parâmetro;
2. Dê o nome PastaBase, tipo Texto, e o valor com o caminho da pasta, terminando em barra invertida;
3. Na etapa Fonte, troque o caminho fixo pelo parâmetro:

= Excel.Workbook(File.Contents(PastaBase & "produtos-eletronicos.xlsx"), null, true)

Na próxima mudança, basta alterar o valor do parâmetro em Transformar dados > Editar parâmetros, sem abrir o Power Query.

Como evitar o problema

• Combine com a equipe que a pasta de bases do Power BI não deve ser reorganizada sem aviso;
• Use uma pasta fixa só para bases e mantenha arquivos antigos em outra;
• Prefira OneDrive ou SharePoint com o conector da web/SharePoint: o endereço não depende do computador de quem criou o relatório, e o Power BI Service consegue atualizar sem gateway;
• Evite caminhos da área de trabalho ou Downloads, que mudam de pessoa para pessoa;
• Para bases que chegam todo mês, use o conector Pasta, que lê todos os arquivos de um diretório. Veja como combinar arquivos de uma pasta no Power BI.

Perguntas frequentes

Por que o Power BI diz que não encontrou o arquivo?

O arquivo foi movido, renomeado ou excluído do caminho gravado na fonte de dados.

Preciso refazer o relatório?

Não. Altere a fonte em Transformar dados > Configurações da fonte de dados > Alterar Fonte.

Posso trocar a base por outro arquivo?

Sim, desde que tenha a mesma estrutura (mesmas planilhas e colunas). Senão, as etapas do Power Query podem dar erro.

Como mudar o caminho de várias consultas de uma vez?

Se apontam para o mesmo arquivo, a alteração em Configurações da fonte de dados vale para todas. Para pastas, use um parâmetro.

Conclusão

Quando a base muda de lugar, o Power BI só precisa do endereço novo: Transformar dados > Configurações da fonte de dados > Alterar Fonte. Para não passar por isso de novo, mantenha as bases numa pasta fixa ou na nuvem e use parâmetros para os caminhos. Para aprender o Power BI do começo, veja o minicurso gratuito de Power BI Básico.

Bons estudos e até o próximo conteúdo! 🚀