No dia a dia do trabalho, você já se deparou com planilhas desorganizadas? Quando isso acontece, é essencial organizá-las para garantir que nossas análises fluam corretamente, certo? No post de hoje, vamos ensinar como resolver esse problema de maneira simples, para que você não precise mais lidar com essa situação! Se você preferir, também pode assistir a esse conteúdo em formato de vídeo:
Manter planilhas organizadas, seja no trabalho, em projetos pessoais ou na vida cotidiana, é essencial para obter boas análises. A organização das planilhas permite uma visualização de dados mais precisa, apresentando informações de forma correta e tornando as análises muito mais eficazes.
Organizando uma planilha no Excel
O primeiro passo para organizar a planilha é a observação. Ao analisá-la, você identificará os problemas que precisam ser resolvidos antes de arrumá-la de fato. Observe esta planilha:
Ao visualizar essa planilha, é fácil identificar que ela está desorganizada. Os dados estão todos na mesma formatação, há células mescladas e não há distinção clara entre as células, entre outros problemas visíveis.
Devido à desorganização dessa planilha, o Excel não consegue reconhecer que se trata de uma tabela. Para a ferramenta, essas informações parecem ter sido simplesmente jogadas ali, com datas aleatórias, meses, produtos variados e outros dados sem uma estrutura clara.
Embora nós, analistas, possamos enxergar uma tabela dentro do Excel, por que a ferramenta não consegue reconhecê-la?
A primeira coisa que notamos nessa tabela é a mesclagem de células. Por exemplo, na coluna de “Produto”, o Produto A está em uma célula mesclada que vai da linha 31 até a linha 41.
Como podemos observar, isso também acontece com o Produto D e o “Vendedor” Lucas Souza, cujas células estão mescladas de forma similar. Essa mesclagem se estende por toda a tabela, afetando diversos dados.
Mas por que isso impede o Excel de reconhecer a tabela? Visualmente, conseguimos entender que cada produto e vendedor corresponde a uma data, mês e estado. No entanto, o Excel não interpreta da mesma forma. Se precisarmos filtrar esses dados durante uma análise, não conseguiremos obter os resultados desejados. Quando uma célula mesclada é filtrada, apenas a célula de origem (onde o texto foi inicialmente adicionado, como “Produto B”) será considerada. Observe:
Então, como podemos resolver esse problema?
A solução é simples: para que o Excel comece a reconhecer e organizar os dados corretamente, basta desmesclar as células e expandir a informação para as demais linhas. Dessa forma, a tabela ficará organizada e o Excel poderá compreendê-la corretamente.
Para fazer isso, vá até “Página Inicial” e com a célula mesclada selecionada, clique em “Mesclar e Centralizar” para desmesclá-la.
Ao fazer isso, note que o “Produto B” volta para sua célula inicial.
Para que o Excel entenda que esse “Produto” é correspondente a uma data, mês e estado precisamos expandi-lo para as demais células que foram desmescladas.
Para fazer isso basta seguir esse passo a passo:
1º Passo: Selecione a célula onde contém o “Produto B” e copie-a com o atalho Ctrl+C.
2º Passo: Selecione as demais células desmescladas, pressionando sobre a primeira e arrastando até a última.
3º Passo: Com as células selecionadas, use o atalho Ctrl+V para colar a informação “Produto B”.
Prontinho suas células estarão desmescladas e organizadas corretamente.
Para que o restante da sua planilha também fique organizada, repita esse passo a passo nas demais células mescladas.
Com a tabela devidamente reorganizada, agora precisamos informar ao Excel que se trata de uma tabela, pois ele ainda não reconhece aqueles dados como uma tabela.
Curtindo este artigo até aqui? Para você que quer aprender ainda mais sobre a estrututura das planilhas, funções e operações no Excel, acesse nosso Minicurso Gratuito de Excel e aprenda muito mais sobre a ferramenta!
Mas como podemos fazer isso?
Formatar esta planilha como uma tabela é mais fácil do que parece. Muitos acreditam que é um processo demorado e complexo, mas o Excel oferece uma maneira prática e eficiente de realizar essa formatação. Se liga!
Com qualquer célula da sua tabela selecionada, clique em Ctrl+T, esse atalho nos permitirá selecionar a tabela inteira de uma vez.
Com tabela inteira selecionada vá até “Página inicial” e clique “Formatar como Tabela”.
Ao clicar em “Formatar como Tabela”, você verá diversos modelos de formatação disponíveis. Escolha o que mais fizer sentido para você!
Após selecionar a formatação desejada, o Excel perguntará se a tabela contém cabeçalhos. Selecione a opção e clique em “OK”.
E Prontinho! Sua tabela estará formatada!
Resumo do aprendizado
Viu como é simples organizar uma tabela no Excel? Embora possa parecer complicado, é muito fácil. Com essa organização agora é possível ter uma estrutura mais clara e consistente, facilitando a leitura e análise dos dados. Caso você tenha interesse em aprender sobre essa operação no Excel, você também pode assistir ao vídeo completo sobre o assunto no nosso canal do YouTube:
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Esperamos que tenha feito sentido pra você!
Um abraço!
Equipe Atuar
